Tietosuojakäytäntö

Yleistä

Tämän tietosuojakäytännön on laatinut Tuotantotalouden Kilta Prodeko ry. Tietosuojakäytäntö kuvaa, kuinka käytämme ja käsittelemme sinusta keräämiämme tietoja. Tietosuojakäytäntöä sovelletaan kaikkiin Prodekon sähköisiin palveluihin, jotka on eritelty tarkemmin seuraavissa osioissa. Tietosuojakäytäntö on laadittu 23.5.2018.

Mitä tietoja keräämme?

Käyttäessäsi Prodekon verkkosivuja palvelimellemme tallentuu tieto IP-osoitteestasi, käyttöjärjestelmäsi asetuksista, tietoja selaimestasi, kuten käyttämäsi selain sekä selaimesi versio. Emme käytä tietoja analytiikkaan, mainontaan tai käyttäjien yksilöimiseen ellei tästä ole erikseen mainintaa alta löytyvässä palvelulistauksessa. Keräämme palveluissamme ainoastaan henkilötietoja, jotka vapaaehtoisesti lähetät meille.

alumni.prodeko.org

Palvelun tarkoitus on toimia Prodekon alumniyhdistyksen (Prodekon Alumni ry) tiedotuskanavana. Sivulla julkaistaan alumnitiedotteita, jotka saattavat sisältää nimiä esimerkiksi allekirjoituksina.

bilis.prodeko.org

Palvelun tarkoitus on ylläpitää rankingia Prodekon kiltahuoneella pelatuista biljardipeleistä. Palvelu on käytettävissä ainoastaan Prodekon kiltahuoneella.

Palveluun tallentuvat seuraavat tiedot pelaajista:

  • Nimi
  • Lempiväri
  • Bilisranking

files.prodeko.org

OwnCloud-pohjainen (https://owncloud.org/) palvelu sisältää Prodekon hallitusvirkojen sekä projektien testamentteja, projektien ja kiltaan liittyvän toiminnan dokumentaatiota sekä muuta aiheelliseksi todettua arkistoitua materiaalia. Palvelun data saattaa sisältää henkilötietoja. Tietoja saatetaan luovuttaa eteenpäin perimätiedon välittämiseksi esimerkiksi virkojen vastuuhenkilöiden vaihtuessa.

gallery.prodeko.org

Palveluun tallennetaan kuvia killan tapahtumista. Kuviin saatetaan liittää kuvaajan nimi hänen suostumuksellaan.

ilmo.prodeko.org

Järjestelmää käytetään tapahtumien viestintään ja niihin ilmoittautumiseen. Keräämme ainoastaa henkilötietoja, jotka ovat välttämättömiä tapahtuman järjestämisen kannalta ja jotka vapaaehtoisesti lähetät meille. Ilmoittautumistietoja käytetään ainoastaan tapahtumaan liittyvään välttämättömään tiedottamiseen sekä tapahtuman järjestämiseen ja suunnitteluun. Jos henkilötietoja luovutetaan eteenpäin tapahtumajärjestämisen kannalta välttämättömille tahoille, pyydetään tähän erikseen lupa ilmoittautumisen yhteydessä. Ilmoittautumisessa kerätyt tiedot sisältävät tyypillisesti mutta eivät rajoitu alla listattuihin tietoihin:

  • Nimi
  • Sähköpostiosoite
  • Vuosikurssi
  • Erityisruokavalio

Järjestelmään tallentuneita tietoja voidaan käyttää analytiikkaan tapahtumatarjonnan parantamiseksi. Jos et toimita tietojasi ilmokilkkeen kautta tapahtumiin, niin et voi osallistua Prodekon tapahtumiin. Ilmoittautumistiedot poistetaan kahden kuukauden kuluttua tapahtumasta. Ilmoittautumistiedot korvataan pseudonymisoidulla datalla. Tämä tarkoittaa, että tietokannan henkilötietosarakkeet korvataan esimerkiksi arvolla ‘Teemu Teekkari’.

Killan jäsenrekisteri

Killan jäsenrekisteri (jäsenluettelo) on sähköinen tietokanta, jota säilötään killan palvelimilla. Liittyessäsi Prodekon jäseneksi kirjaamme liittymiseen vaadittavat henkilötietosi (täydellinen nimi, kotipaikka, sähköpostiosoite sekä AYY:n jäsenyys). Tämän lisäksi kirjaamme liittymisajankohdasta ja -perusteista johdannaiset hallinnolliset jäsentiedot rekisteriin (excuvuosikurssi, jäsenyyden päättymispäivämäärä, jäsentyyppi). Keräämme lisäksi tietoja, jotka luovutat meille vapaaehtoisesti. Rekisteröidyt voivat muokata jäsentietojaan sähköisen käyttöliittymän kautta osoitteessa matrikkeli.prodeko.org sekä tarvittaessa poistaa tietonsa. Jäsenrekisterin tietokannan tietoihin pääsevät kiinni vain Tuotantotalouden Kilta Prodeko ry:n hallituksen osoittamat henkilöt, joiden killan eteen tekemän työ edellyttää tietoihin pääsemistä. Jäsenrekisterin ylläpidossa, hallinnossa sekä muuhun siihen liittyvässä toiminnassa noudatetaan rekisterin rekisteriselostetta: https://matrikkeli.prodeko.org/static/Rekisteriseloste.pdf

Alumnin jäsenrekisteri

Prodeko ylläpitää myös alumniyhdistyksensä Prodekon Alumni ry:n jäsenrekisteriä (jäsenluetteloa), joka on killan jäsenrekisterin tavoin sähköinen tietokanta Prodekon palvelimilla. Alumnin jäsenet voivat muokata jäsentietojaan sähköisen käyttöliittymän kautta osoitteessa matrikkeli.prodeko.org. Alumnin jäsenrekisterin tietokannan tietoihin pääsevät kiinni vain Tuotantotalouden Kilta Prodeko ry:n hallituksen osoittamat henkilöt, joiden killan eteen tekemän työ edellyttää tietoihin pääsemistä.

Alumnin jäsenrekisterin ylläpidossa, hallinnossa sekä muuhun siihen liittyvässä toiminnassa noudatetaan rekisterin rekisteriselostetta: https://matrikkeli.prodeko.org/static/Rekisteriseloste.pdf

matrikkeli.prodeko.org

Matrikkeli.prodeko.org on Prodekon sähköinen matrikkeli, jossa killan ja alumniyhdistyksen jäsenet voivat katsella toistensa jakamia tietojaan. Tietosi näkyvät muille alustan käyttäjille vain halutessasi, ja voit määrittää, mitkä yksittäiset tiedot ovat näkyviä. Sähköisen matrikkelin ylläpito, hallinto ja käytäntö on kuvattu tarkemmin rekisteriselosteessa: https://matrikkeli.prodeko.org/static/Rekisteriseloste.pdf.

proleko.prodeko.org

Palvelu sisältää Tuotantotalouden Kilta Prodeko ryn julkaisemia Proleko-kiltalehtiä. Lehdet ovat pdf ja html muodoissa ja niistä saattaa löytyä lehdissä julkaistuja henkilötietoja.

prodeko.org

Tunnukset prodeko.org-palveluun luodaan vain pyydettäessä. Tällöin järjestelmään talletetaan käyttäjänimi sekä muita käyttäjän luovuttamia tietoja. Käyttäjä voi muokata ja poistaa tietojaan halutessaan.

logo.prodeko.org

Järjestelmä ei tallenna henkilötietoja kuvista.

skumppa.prodeko.org

Järjestelmä ei sisällä henkilötietoja.

tiedotteet.prodeko.org

Järjestelmää käytetään Prodekon viestintään ja sähköpostilla lähetettävän viikkotiedotteen luomiseen. Tiedotteissa saattaa esiintyä henkilötietoja mikäli se liittyy olennaisesti tiedotettavaan asiaan. Esimerkiksi tiedotteesta lisätietoja toimittava taho on usein kirjattuna tiedotteen loppuun.

vaalikoppi.prodeko.org

Palvelu on kehitetty helpottamaan vaalikokouksissa äänestämistä. Järjestelmään tallennetaan ainoastaan kandidaattien nimet äänestäjät pysyvät anonyymeinä. Järjestelmää käytetään pääsääntöisesti vaalikokouksissa ja järjestelmän henkilötiedot poistetaan pian vaalikokouksen jälkeen.

Sähköpostilistat

Prodekon sähköpostilistoja hallinnoi AYY. Sähköpostilistoihin talletetaan listojen tarkoitusperän kannalta välttämättömäksi nähtyjen yhdistyksen jäsenten sähköpostiosoitteet. Yhdistyksen jäsenet pystyvät poistumaan listoilta omatoimisesti halutessaan. Henkilö poistetaan sähköpostilistalta heti, kun hänen pitämiselleen siellä ei ole enää perusteita.

Henkilötietojen siirto EU/ETA:n ulkopuolelle

Ilmoittautuessasi Prodekon tapahtumiin ilmo.prodeko.org -palvelun kautta järjestelmään (EU-alueen sisälle) tallentuu tieto ilmoittautumisen yhteydessä luovuttamista tiedoistasi, jotka on tarkemmin kuvattu edellä kohdassa ilmo.prodeko.org. Ilmoittautumistietoja käytetään ainoastaan tapahtumaan liittyvään välttämättömään tiedottamiseen sekä tapahtuman järjestämiseen ja suunnitteluun. Tiedottamisessa saatetaan käyttää Mailchimp-sähköpostipalvelua. Mailchimp-alustaan tallentuu tieto ilmoittautuneen nimestä ja sähköpostiosoitteesta.

Lisätietoa Mailchimpin tietosuojakäytännöistä: https://mailchimp.com/legal/privacy/

Emme siirrä tietoja EU/ ETA alueiden ulkopuolelle.

Palveluiden suojaus

Sähköisten palveluiden sisältämät tiedot ovat palomuurein, salasanoin ja muin tietoturvatoimialan yleisesti hyväksyttävin teknisin keinoin suojattuja. Manuaalisesti ylläpidettävät aineistot kuten hallituksen, kiltakokouksen ja vuosikokouksen pöytäkirjat sijaitsevat lukituissa tiloissa, joihin on asiattomilta pääsy estetty.

Mihin voit ottaa yhteyttä?

Tietosuojaan liittyvissä kysymyksissä, ota yhteyttä:

Tuotantotalouden Kilta Prodeko ry
Postiosoite:
PL 15500
00076 Aalto

Sähköposti:
mediakeisari@prodeko.org